Privacyverklaring
VYVEY & CO vindt de bescherming van uw privacy erg belangrijk. Wij streven er dan ook naar om uw persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier te verwerken.
Huidige Privacyverklaring heeft betrekking op alle persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt door VYVEY & CO met hoofdzetel te 2240 Massenhoven, Herentalsebaan 2 alsook elke met VYVEY & CO verbonden vennootschap conform artikel 11 van het Wetboek van Vennootschappen. De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is Steven Vyvey. Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds terecht bij Steven Vyvey via brief op het bovenstaande adres of via e-mail bij Steven.Vyvey@vyvey-co.be.
In deze Privacyverklaring leggen wij uit welke informatie wij over u verzamelen, waar wij die informatie voor gebruiken en aan wie wij deze informatie doorgeven. Tevens vindt u in de Privacyverklaring terug welke rechten u heeft en hoe u deze kunt uitoefenen. De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking op u in uw hoedanigheid van klant van het kantoor maar ook op u als zakelijke relatie van onze klanten (zoals het geval dat u leverancier of klant bent van onze klant). In elk geval dienen wij u als betrokkene van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden op het volgende te wijzen.
Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?
VYVEY & CO verwerkt persoonsgegevens van natuurlijke personen met wie wij een rechtstreekse of onrechtstreekse relatie hebben, gehad hebben of in de toekomst wensen te hebben.
Het gaat dus zowel om gegevens van onze huidige cliënten, leveranciers, opdrachtgevers en werknemers, maar ook over potentiële cliënten en potentiële werknemers.
Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?
VYVEY & CO verzamelt persoonsgegevens voor volgende doeleinden:
Klantenacceptatieprocedure
Als IAB & IBR-vennootschap zijn wij onderworpen aan de antiwitwaswetgeving. In toepassing van deze wetgeving dienen onze klanten een klantenacceptatieprocedure te doorlopen. Voor alle diensten waarvoor u beroep wenst te doen op ons verzamelen wij uw identificatiegegevens zoals uw naam, adres, telefoonnummer, emailadres, BTW nummer en het inlezen van uw identiteitskaart.
Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in de wettelijke verplichting die op ons rust en meerbepaald de toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.
1° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen :de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres
2 ° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen : de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art.33 Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.).
Leveren van onze diensten aan klanten
Wij verzamelen tevens persoonsgegevens om de gevraagde boekhoudkundige en fiscale diensten aan u of onze klanten te kunnen leveren.
Zo verzamelen wij sociaal-demografische gegevens (bijvoorbeeld uw burgerlijke staat en gezinssituatie), financiële gegevens (bijvoorbeeld uw inkomsten en bezittingen), persoonlijke kenmerken (bijvoorbeeld leeftijd en geslacht), leefgewoonten (bijvoorbeeld informatie omtrent sociale contacten of ongevallen), lidmaatschappen (bijvoorbeeld van een vereniging of organisatie), woningkenmerken (bijvoorbeeld de huurprijs of de lasten), gegevens omtrent opleiding en vorming (bijvoorbeeld gevolge beroepsopleidingen en lidmaatschap in beroepsorganisaties), gegevens omtrent beroep en betrekking (bijvoorbeeld uw huidige werkgever of gegevens in het kader van bedrijfsgeneeskunde).
Gezien onze uitgebreide dienstverlening kan de manier waarop we persoonsgegevens verwerken variëren, al naargelang de dienst(en) waar de klant beroep op doet. Zo verwerken wij bijvoorbeeld persoonsgegevens van de klanten zelf, werknemers van onze klant, bestuurders van de klant, over de medewerkers en klanten van een klant tijdens het voeren van een audit voor een klant, over de klanten of leveranciers van een klant bij het voeren van de boekhouding, over familieleden van een klant tijdens het adviseren in het kader van vermogensplanning.
Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met onze klant.
Financiële administratie
VYVEY & CO verwerkt persoonsgegevens teneinde haar eigen boekhouding en facturatie te kunnen onderhouden. Het gaat hier om identificatiegegevens en factuurgegevens.
Deze verwerking behoort enerzijds tot het gerechtvaardigd belang van VYVEY & CO, met name de mogelijkheid om haar administratie bij te houden en betaling te bekomen van de door haar geleverde diensten en anderzijds rust er een wettelijke verplichting op VYVEY & CO om haar boekhouding te voeren. Dit kunnen zowel op het kantoor rustende verplichtingen zijn ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.
Onderhouden van de klantenrelatie
VYVEY & CO verwerkt persoonsgegevens voor het uitsturen van mailings voor onze producten en diensten waarvan wij denken dat zij voor u van belang kunnen zijn.
Het versturen van mailings naar onze klanten behoort tot ons gerechtvaardigd belang. Het is zowel in uw als in ons belang dat onze klanten op de hoogte worden gehouden van onze activiteiten en nieuwe diensten.
Rekruteringsdoeleinden
VYVEY & CO verzamelt persoonsgegevens met het oog op rekrutering van nieuwe werknemers.
Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in enerzijds de toestemming van de kandidaat-werknemer en anderzijds ons gerechtvaardigd belang om de geschikte kandidaat voor een positie aan te werven.
Beveiliging
Wanneer u onze kantoorgebouwen betreedt dan kan u worden gefilmd. Deze camerabeelden dienen louter ter beveiliging van onze kantoorgebouwen.
Het behoort tot ons gerechtvaardigd belang om deze gegevens te verwerken in het kader van de beveiliging van onze infrastructuur, onze werknemers en klanten.
Direct marketing
Mits uw toestemming verzamelen wij uw contactgegevens met het oog op het versturen van nieuwsbrieven, informatie met betrekking tot activiteiten en andere zaken die u kunnen aanbelangen.
Wij kunnen ook zogenaamde ‘bijzondere categorieën’ (art. 9 AVG) van persoonsgegevens verzamelen, bijvoorbeeld medische gegevens (in het kader van vermogensplanning of andere optimalisaties). Deze gegevens worden slechts verwerkt mits uw uitdrukkelijke toestemming.
De soorten persoonsgegevens die wij verzamelen kunnen verschillen naargelang de diensten die wij aan u of aan onze klant leveren.
Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Uw gegevens worden in geen geval voor commerciële doeleinden gedeeld met derden.
Uw persoonsgegevens binnen VYVEY & CO
Binnen VYVEY & CO springen wij zeer zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en delen wij alleen de gegevens die nodig zijn om u de beste dienstverlening te bieden.
VYVEY & CO heeft maatregelen getroffen om te waarborgen dat persoonsgegevens die binnen VYVEY & CO worden uitgewisseld of gedeeld, beschermd zijn.
Uw persoonsgegevens buiten VYVEY & CO
Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal het kantoor de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde.
Het kantoor doet een beroep “third service providers”:
- Het kantoor maakt gebruik van een e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal
- Het kantoor doet een beroep op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris, advocaat, fiscaal raadgever, vermogensplanner)
Het kantoor kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en van haar informaticasysteem te verzekeren.
Het kantoor kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en/of van U te verdedigen en/of te beschermen.
Sociale media toepassingen waar wij gebruik van maken
Op onze website maken wij gebruik van sociale media toepassingen. Wij willen er u op wijzen dat alle persoonsgegevens die u meedeelt aan deze sociale media toepassingen kunnen worden gelezen, verzameld en gebruikt door andere gebruikers van deze toepassingen. VYVEY & CO heeft weinig of geen controle over deze andere gebruikers en kan daarom niet garanderen dat alle sociale media toepassingen deze Privacyverklaring naleven.
Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
VYVEY & CO heeft diverse beveiligingsmaatregelen ontwikkeld teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, zodat uw persoonsgegevens veilig, correct en up to date gehouden worden. Specifiek trachten wij ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens die in ons bezit zijn te vermijden. Hiervoor heeft het kantoor procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring.
Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers waar het kantoor een beroep op doet.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
1. Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017 (zie hierboven “Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?”.)
Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten.
Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.
2. Andere persoonsgegevens
De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving.
3. Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.
Uw klantendossier wordt in elk geval niet langer bijgehouden dan tot 10 jaar na het beëindigen van onze klantenrelatie.
Welke rechten heeft u?
U beschikt over diverse rechten aangaande de persoonsgegevens die wij verwerken:
Het recht op toegang:
U beschikt over het recht om bevestiging te krijgen dat wij persoonsgegevens over u verwerken en om kosteloos een kopie te vragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
Het recht op verbetering:
U heeft het recht om te vragen dat wij de persoonsgegevens die wij over u hebben bijwerken of dat we eventuele foutieve persoonsgegevens corrigeren of aanvullen.
Het recht op verwijdering en beperking:
U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen. U erkent hierbij dat bij een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten niet geleverd kunnen worden.
U kan ons ook verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
Het recht van bezwaar:
U heeft steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens. U dient dit verzoek evenwel te motiveren.
U kan zich ook uitdrukkelijk verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing, hiervoor hoeft u geen motivatie op te geven.
Recht van overdraagbaarheid
U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Tevens beschikt u over het recht om deze gegevens aan andere verantwoordelijken voor de verwerking te doen overdragen.
Recht om uw toestemming in te trekken:
U beschikt te allen tijde over het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken (op voorwaarde dat de verwerking gebaseerd is op uw toestemming).
Recht om klacht in te dienen:
U beschikt ook over het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Drukpersstraat 35 – 1000 BRUSSEL
Tel. 02/274.48.00
Fax. 02/274.48.35
contact@apd-gba.be
Ter zake dienen wij u tevens te wijzen op het artikel 65 van de wet van 18 september 2017:
“Art. 65. De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken.
Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet.
De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft.
Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in de artikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing van deze wet.”
Voor de toepassing van uw rechten inzake uw persoonsgegevens dient u zich dus te wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Indien u bovenstaande rechten wenst uit te oefenen, dan kun u zich richten tot Steven Vyvey. Alvorens aan uw verzoek te voldoen, kunnen wij u vragen om een identiteitsbewijs voor te leggen.
Over deze Privacyverklaring
Onze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen. Alle wijzigingen zullen steeds op deze pagina worden aangegeven.
Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door VYVEY & CO dan kan u hiervoor terecht bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming.
