Wetgever kijkt strenger toe op onkostenvergoeding

Nogal wat bedrijven betalen hun medewerkers en bedrijfsleiders een onkostenvergoeding voor kosten die ze maken voor hun werk. Die vergoeding is onbelast, maar moet wel vermeld worden op de loonfiche. Dat moet sinds 1 januari 2022 een pak gedetailleerder dan vroeger.

1) Waarover gaat dit?

Veel werknemers en bedrijfsleiders krijgen een vergoeding voor de ‘kosten eigen aan de werkgever’. Dat zijn aankopen die ze doen om hun functie te kunnen uitoefenen en die eigenlijk door de werkgever moeten worden betaald. Denk bv. aan kantoormateriaal voor thuiswerk, parkeertickets bij een klantenbezoek, vakliteratuur enz. De werkgever kan kiezen om hiervoor een vast maandelijks forfait te betalen of om de werkelijk betaalde kosten terug te betalen. Ook een combinatie van beide is mogelijk.

2) Wat is het probleem?

Die onkostenvergoedingen worden niet beschouwd als bezoldiging. U hoeft er dus geen belastingen of RSZ op te betalen. Dat maakt deze vergoeding fiscaal voordelig voor zowel de werkgever als de werknemer. Het gevaar bestaat dan ook dat er soms oneigenlijk gebruik van wordt gemaakt, of dat gemaakte kosten twee keer worden afgetrokken, via het forfait en als werkelijke kost. Daarom wil de wetgever het onkostenbeleid van ondernemingen transparanter maken en er nauwlettender op toezien dat de onkostenvergoeding correct wordt toegekend.

3) Waarom is dat belangrijk voor u?

Er was altijd al een rapporteringsverplichting op de fiscale fiche van werknemers en bedrijfsleiders. Tot vorig jaar volstond het om aan te vinken dat de forfaitaire onkostenvergoeding was toegekend volgens ernstige normen en/of dat er bewijsstukken voorhanden waren voor de vergoeding van werkelijk gemaakte kosten. Die vermeldingsplicht is sinds 1 januari 2022 strenger geworden. U moet nu het bedrag van elke kostenpost gedetailleerd vermelden, ongeacht de aard van de vergoeding. Behoort u ook tot de vele bedrijven die thuiswerk gedeeltelijk heeft ingevoerd sinds de coronapandemie (bv. 1 of 2 dagen per week) en daar een maandelijks kostenforfait voor betaalt aan de medewerkers? Dan moet u die kosten vanaf nu opsplitsen in bv. internetkosten (max. 20 euro per maand), gebruik van eigen computer (max. 20 euro per maand), telefoonkosten, kantoorvergoeding (voor verwarming, elektriciteit, koffie, klein kantoormateriaal, onderhoud enz.). U moet nu het bedrag van elke kostenpost apart vermelden op de loonfiche, ook bij een maandelijks forfait voor o.a. thuiswerk.

4) Wat moet u onthouden?

Het toekennen van een onkostenvergoeding zal vanaf nu meer administratieve rompslomp vergen. Vermoedelijk zullen er ook strengere fiscale controles volgen. Het risico bestaat wel degelijk dat de fiscus of de RSZ de onkostenvergoedingen zal herkwalificeren als loon en dus alsnog zal belasten. Interesten en verhogingen kunnen dan van toepassing zijn. U doet er dus goed aan om de nodige bewijsstukken te verzamelen, ook als u kiest voor het maandelijkse onkostenforfait.